Az ELO Digital Office GmbH a CeBIT vásár 3-es számú csarnokának C40-es standján mutatja be új e-kormányzati és nyilvántartás-menedzsmentet szolgáló megoldásait. Az ELO vállalati tartalomkezelő (Enterprise-Content-Management – ECM) rendszerén nyugvó új modul minden igényt kielégít a hatósági és közigazgatási munka területén, méghozzá jogszabály-konform módon. Rugalmas konfigurálhatóságának és az alapját képező szolgáltatásorientált rendszerarchitektúrának (SOA) valamint a web szervízek igénybevételének köszönhetően a rendszer könnyedén és gyorsan integrálható az igazgatási folyamatokba, függetlenül attól, hogy ezek papíralapúak vagy elektronikus formában zajlanak-e. Ennek eredményeképpen a modul lehetővé teszi a standard ECM technológiák olcsó és egyszerű használatát. A közigazgatási szektorra rendkívüli költségteher nehezedik, a személyzethiány régóta mindennapos gond. Ugyanakkor kényszerítő szükségszerűség a globalizálódás hatása alá került és egyre összetettebbé váló igazgatási folyamatok felgyorsítása, ami elkerülhetetlenné teszi a kiszolgált és gyakran elöregedett IT rendszerek megújítását. A kihívás lényege az, hogy sikerül-e a kézi munkavégzés kiküszöbölése és az elektronikus eszközökkel végzett munkafolyamat szakadozásának megszűntetése, illetve a rögzítési folyamatok automatizálása úgy, hogy eközben még fokozzuk is a munkavégzés ütemét, és magas szintű adatbiztonságot garantálunk. Röviden: hatékony információmenedzsment szükséges ahhoz, hogy a megfelelő információk a megfelelő időpontban a megfelelő helyen rendelkezésre álljanak.
Értékteremtés a munkafolyamatok optimalizálásával és integrálásával
A kihívásra itt a válasz: az ELO új e-kormányzati megoldása. Az ELO ECM rendszerének funkciókészletén alapuló megoldás lehetővé teszi a beérkező postaküldemények automatizált rögzítését: ez a munkafolyamatok optimalizálásának első lépése. Már közvetlenül a posta beérkezésekor beszkennelésre kerülnek a papíron érkező dokumentumok, amelyeket aztán az ELO DocXtractor automatikusam osztályoz, és besorolással lát el, vagyis átirányítja ezeket a megfelelő ügyintézőhöz. Ugyanakkor az elektronikus levelek feldolgozása is automatikusan történik. Ezzel megszűnnek azok a holt idők, amíg az irat egy íróasztalon fekve vár a sorára, és valamennyi ügyintézési lépés később, utólag is visszakövethetővé válik úgy, ahogy azt a jogszabályok megkövetelik. Az ELO web tartalommenedzsment (WCM) rendszerébe történo integrálhatóság lehetővé teszi az intranetes, illetve internetes hálózatokra történő egyszerű csatlakozást az információk nyilvánosságra hozatalakor. Az ELO funkciókészlete kisalkalmazások révén kényelmesen beilleszthető a már meglévő intézményes portálok rendszerébe is. A rendszer rugalmas konfigurálhatóságáról az alapjául szolgáló SOA technológia gondoskodik: a SOA segítségével az “ELO E-KORMÁNYZAT” szervizként vagy szolgáltatásként rugalmasan hozzáilleszti a szükséges funkciókat a megfelelő igazgatási folyamathoz.
Egyértelmű iratirányítás – többirányú iratkezelés
A közigazgatás területén minden egyes munkafolyamatba tartozó dokumentumot egyértelmű iktatással és feladatszignálással kell ellátni. Az ELO iktatási-szám generátorának segítségével az ügyintézők gyorsan és hiba nélkül hozhatnak létre iktatási ügyszámokat – ennek köszönhetően az iratok egészen biztosan a megfelelő ügyintézési folyamatba kerülnek továbbirányításra. Ezen kívül a már meglévő irattervek egyetlen gombnyomással beilleszthetőek a rendszerbe. Az iratjelzet segítségével az ELO e-kormányzati rendszere ezt követően automatikusan osztja ki az egyes dokumentumokhoz és aktákhoz tartozó hozzáférési jogosultságokat és iratőrzési határidőket. A rendszer különlegessége a többirányú iratkezelés, magyarul: az elektronikus és papíralapú iratok párhuzamos kezelése, ami történhet szimmetrikus rendszerben vagy iratrészek szerint külön-külön. A rendszer átemeli a meta-adatokat és az iratraktári kezelésre vonatkozó információkat. Amennyiben az ügyirati folyamat-feldolgozásba papíralapon készült iratok is bekerülnek, a rendszer képes az iratok útjának irányítására is. Az “ELO E-KORMÁNYZAT” vonalkódok segítségével ellenőrzi az iratok útvonalát, azok határidőre történő visszaérkezését az irattárba, valamint gondoskodik arról, hogy egy adott irat, ha újabb feldolgozás válik szükségessé, előkészített formában bármikor rendelkezésre álljon. A legfontosabb cél természetesen a teljes elektronikus ügyirat-feldolgozás, amely elsősorban automatizált lépéseken nyugszik, – legyen szó az adatok és iratkötegek hiánytalanságának ellenőrzéséről, vagy a szükséges emlékeztetok automatikus létrehozásáról.
Jogszabályoknak megfelelo aláírás – elektronikus aláírás segítségével
Az elektronikus aláírás a közhivatalok számára is rendkívüli elonyöket rejteget, hiszen rövidíti a munkafolyamatok idotartamát és jelentékeny költségcsökkentési lehetoségeket nyit meg. Az ELO az új e-kormányzati megoldásába beépített egy időbélyegző-funkcióval ellátott elektronikus aláírások kiadására alkalmas összetevőt is. Az ELO aláírási összetevő segítségével az ügyintézok a dokumentumokat egyetlen egérkattintással elláthatják elektronikus aláírásukkal az ELO irattárában. Az egész folyamatot integrált workflow mechanizmusok vezérlik, és gondoskodnak a dokumentum-transzferek nagyfokú biztonságáról. Az adatok hitelessége illetve írásvédettsége egy közhiteles kulcs segítségével ellenorizhető. Az elektronikus aláírás a dokumentumokat nem csak a manipulációkkal szemben védi, hanem tanúsítja az aláíró személyét is. Mindez garantálja a különböző jogszabályokban lefektetett előírások betartását.