Az iratkezelés fontos lépései az intézményhez beérkező iratok nyilvántartása (=érkeztetés), az egyes iratok hozzárendelése a megfelelő szervezeti egységhez, projekthez és/vagy ügyintézési folyamathoz (= iktatás) és a kimenő iratok dokumentálása (= postázás). Az Ovitas tanúsított iratkezelő megoldása természetesen sok egyéb mellett tartalmazza ezeket a műveleteket. Azon vállalatok részére, amelyek nem kötelezettek a teljes körű elektronikus iratkezelésre, testre szabott megoldásokat nyújtunk a felsorolt iratkezelési alapfeladatok elvégzésére.
Miért van szükség erre?
A bejövő és kimenő iratok regisztrálásának és rendszerezésének igénye szinte egyidejű a közigazgatás kialakulásával és az üzleti folyamatok dokumentálásával. Nagyobb iratforgalommal rendelkező intézmények működése elképzelhetetlen jól átgondolt iratkezelési rend nélkül. Az iratkezelésre vonatkozólag több olyan jogszabály van, melyet a szervezeteknek követni szükséges. A közfeladatokat ellátó intézményekre szélesebb körű, a belső folyamatokra is kiterjedő szabályozás vonatkozik, mind a papír, mind az elektronikus iratok tekintetében. A magánszférában a szabályozás mértéke változó, függ a társaság formájától, tevékenységi területétől, tulajdonosi viszonyaitól, méretétől. Jellemző, hogy elektronikus iratkezelésre nem csak tanúsított rendszereket vehet igénybe. Az érkeztetés, iktatás és a kiküldött iratok nyilvántartása -, már a hatékonyság miatt is – általános követelmény.
Annak ellenére, hogy nincs jogalkotói elvárás arra, hogy e tevékenységeket elektronikusan kelljen végezni, egyre több cég vezet be elektronikus érkeztetést és iktatást. Ennek oka a gyorsaság, költségtakarékosság és jobb áttekinthetőség mellett az, hogy egyre több irat érkezik elektronikus formában. Ide tartoznak az üzletmenettel kapcsolatos e-mailek is. Ma már számos megrendelés, ajánlat, igazolás érkezik e-mailben, s ezeket ugyanúgy nyilván kell (kellene!) tartani, mint a hagyományos postai küldeményeket. Az elektronikus küldemények papíralapú érkeztetése és iktatása azonban kifejezetten előnytelen.
Nagyobb kimenő forgalommal rendelkező intézmények általában postakönyvet vezetnek. Ezek kézi összeállítása időigényes. Amennyiben a kimenő iratokat elektronikus dokumentumkezelő rendszerben tartjuk nyilván, úgy a kézi postakönyv vezetése helyett jóval egyszerűbb egy gombnyomással kinyomtatni az elkészült feladójegyzéket, majd azt kényelmesen kivenni a nyomtatóból.
Hogyan érhetjük el a fenti célt?
Az Ovitas Kft. érkeztető és iktató megoldásai az ELO elektronikus dokumentumkezelő családhoz kapcsolódnak. Az érkeztető-, iktató- és postázó modulok az intézmény igényei szerint testre szabhatók. Ennek keretében az elvégezhető fontosabb beállítások és konfigurálások:
- a kezelt érkeztető könyvek és iktatókönyvek számának kialakítása
- a könyvekhez való hozzáférhetőség beállítása
- új könyvek nyitása, könyvek lezárása
- a kiosztott érkeztető szám és iktatószám formátumának meghatározása
- a műveletek elvégzésére jogosító felhasználó csoportok kialakítása
- az iratok ügyiratokhoz való rendezésének (előzményezés) támogatása
- az iratok kezelését megkönnyítő státusz mező kialakítása, kezelése
- ügyiratok lezárásának menete
- riportok készítése, nyomtatása
- az iratokhoz, ügyiratokhoz kapcsolódó, nyilvántartani kívánt adatok körének meghatározása
- tárolási hierarchia kialakítása
A postai feladójegyzék esetében a rendszer a Magyar Posta által elvárt formátumú és tartalmú jegyzéket készít. Természetesen itt is lehetőség nyílik konfigurálásra. Az egyszerű feladójegyzék kezelésen kívül az ELO rendszer ELOposta modulja támogatja a Magyar Posta által elfogadott postai szoftverhez való kapcsolódást is. Ekkor a postai paraméterek automatikusan kerülnek vissza az ELO elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe.
A jogszabályok által megengedett kereteken belül a műveletek opcionálisak, azokat ügyfeleink igényei szerint állítjuk be. Például egyes ügyfeleknél csak az érkeztetésre, vagy csak az iktatásra van szükség a céges elektronikus dokumentumkezelésen belül.
Milyen előnyöket várhatunk?
Az elektronikus érkeztetés és elektronikus iktatásról elmondhatjuk mindazokat az előnyöket, amelyeket a papírmentes iroda témakörében már bemutattunk, hiszen ezen iratkezelési lépések számítógépes kezelése elősegíti a „papírmentesítést”. Ezen előnyök közül a leglényegesebbek:
- gyorsaság,
- idő megtakarítás,
- költségcsökkentés,
- integrált elektronikus munkafolyamatok,
- villámgyors kereshetőség minden tárolt adat szerint,
- távmunka lehetősége,
- párhuzamos érkeztetés és iktatás különböző pontokról, telephelyekről.
A piacon számos iktató célszoftver található. Az általunk ajánlott megoldás különösen előnyös akkor, ha az érkeztetés, iktatás és/vagy postázás támogatását az elektronikus dokumentumkezelés részeként tekintjük és az iratok feldolgozása továbbá az ügyintézés is ebben a rendszerben történik.
Kinek ajánljuk?
Minden olyan cégnek, intézménynek, amely növelni kívánja versenyképességét és elkötelezett a mai kornak megfelelő elektronikus iratkezelésre, és ezen a területen minőségi, megbízható és hosszú távon támogatott rendszert igényel. Az ELO skálázhatósága miatt a megoldás mikrovállalkozástól a multinacionális nagyvállalatokig egyaránt alkalmazható. A közfeladatokat ellátó intézmények számára a teljes körű tanúsított ELO iratkezelő rendszert ajánljuk.
Kapcsolódó információk:
Letölthető anyagok: Ovitas infotár
Kapcsolat
Érdekel a véleménye! Lépjen kapcsolatba velünk!
Kérdése van? Írjon nekünk!