A lassanként terjedő elektronikus számlák mellett számos vállalatnál még hosszú ideig fontos feladatot jelent a bejövő papír számlák feldolgozása. Amennyiben ez feldolgozás évente több tízezer számlát érint, úgy már nem csak fontos, hanem kimondottan költséges folyamatról beszélünk. Nagymennyiségű számla esetén kézenfekvő a kézi feldolgozást kiváltó automatikus számlafeldolgozás rendszerét bevezetni. Az Ovitas által javasolt öntanuló automatikus számlafeldolgozás professzionális megoldást nyújt a bejövő számlák tömeges feldolgozására.
A gyors bevezetést követő eredmény: áttekinthetőség, egyszerű kezelhetőség, nagy teljesítmény, magasabb minőség és integrált számlafeldolgozás.
Hogyan működik?
A megoldás a számos projektben már eredményesen alkalmazott ELO DocXtractor terméken alapul. A számlák lapolvasását (szkennelését) követően a számlaképek automatikusan kerülnek a rendszer feldolgozó motorjába, ahol megtörténik a számlafeldolgozás. Az OCR (optikai karakterfelismerő) modul felismeri a számlán szereplő fejadatokat (szállító, dátum adatok, számla értékek, …) és a bővebb verzió esetén a számla tételeket (cikkszám, cikk, egységár, mennyiség, érték).
Ahol lehetséges, ott a rendszer elemzi és validálja az adatokat. Például: kiállítás dátuma < fizetési határidő, nettó érték + áfa = bruttó érték, stb. Amennyiben rendelkezésre állnak megrendelési információk, például a vállalatirányítási rendszerből, akkor a szoftver összehasonlítja a számla- és a rendelési adatokat. Eltérés vagy bizonytalanság esetén a számla a kézi ellenőrzésre kerül. A felhasználó az erre a célra kialakított munkaállomáson, egy képernyőn látja a hibaüzenetet, a számlaképet, a kérdéses adatot és annak felismert értékét. A felülvizsgálatot és korrektúrát követően a rendszer megjegyzi a módosítás lényegét, amit már következő hasonló esetben új szabályként alkalmaz. Azaz az automatikus kiértékelés egyre intelligensebb lesz. A felismert és ellenőrzött adatokat átadja a könyvelő rendszernek, a számlaképet archiválja, és amennyiben szükséges, akkor elindítja a számla-jóváhagyási folyamatot. A folyamat természetesen a vállalt belső szabályai szerint alakítható. A jóváhagyás részleteit a Számlafeldolgozás és archiválás oldalon foglaltuk össze.
Mennyire okos a rendszer?
A rendszer öntanuló. Új szállító eddig nem ismert elrendezésű számláját is kezeli. Ha mégis elbizonytalanodik, akkor a felhasználó javításai alapján tanul. Természetesen lehetséges, és a kezdeti néhány hetes időszakban szükséges is lehet újabb, a feldolgozást pontosító szabályok megadása. Néhány hét alatt 95% feletti eredmény várható a testre szabott elektronikus számlafeldolgozás rendszerének köszönhetően. Idegen nyelvű számlák kezelése nem jelent akadályt.
Mikor előnyös a bevezetés?
Az automatikus számlafeldolgozás bevezetése háromféle módon térül meg:
- számottevően csökken a feldolgozási idő és ezáltal a munkaerő igény
- javul a feldolgozás minősége, több hibás számla kerül beazonosításra, nincs többé elkallódott számla
- csökken a késedelmes feldolgozásból és fizetésből adódó költség, különösen akkor, ha a feldolgozás elektronikus jóváhagyási folyamattal párosul.
Kinek ajánljuk?
Minden olyan cégnek, ahol sok a bejövő papíralapú számla, azonban kritikus szempont a pontos és gyors feldolgozás.
Milyen fontos ismérvei vannak az automatikus számlafeldolgozásnak?
- gyors bevezethetőség
- folyamatosan tanuló rendszer
- különböző szállítók számlabizonylatainak automatikus feldolgozása
- új szállító esetében nem szükséges egyedi paraméterezés és külön ráfordítás
- konfigurálható, hogy mely számlaadatok kerüljenek feldolgozásra
- többoldalas számlák kezelése
- a számla alapadatainak és a számla tételeknek táblázatos feldolgozása
- jóváírások és fizetési felszólítások felismerése, feldolgozása
- számla helyességének ellenőrzése, tartalmazza-e a kötelező adatokat
- több különböző áfakulcs kezelése
- automatikus adatellenőrzés, az adatok összekapcsolása a megrendelési adatokkal és a megrendelés már korábban leszámlázott tételeivel
- kapcsolat a szállítótörzzsel
- ERP – például SAP – kapcsolat támogatása
- idegen nyelvű bizonylatok feldolgozása
A rendszer optimálisan együttműködik az ELOprofessional vagy ELOenterprise elektronikus dokumentumkezelő rendszerekkel, de attól függetlenül is, vagy akár más dokumentumkezelő rendszerhez kapcsolva is használható.
A megoldás további kiemelkedő tulajdonsága a feldolgozható dokumentumok körének bővíthetősége. A számlafeldolgozáshoz hasonlóan kidolgozott megoldásokat nyújtunk az űrlap- és bizonylat-feldolgozásra – akár kézzel írottakéra is, e-mailek automatikus osztályozására és a feldolgozási ciklusba való illesztésére továbbá a bejövő posta kezelésére.
További részletekért, személyes tanácsadásért keressen bennünket!
Kapcsolódó információk:
Számlanyilvántartás és jóváhagyás
Munkafolyamatok támogatása – Workflow
Letölthető anyagok: Ovitas infotár
Kapcsolat
Érdekel a véleménye! Lépjen kapcsolatba velünk!
Kérdése van? Írjon nekünk!