Anikó (pénzügy): János, előkerült már az a szállítói számla, amit múlt hét csütörtökön kérdeztem?
János: Nem egészen. Péter jelezte, hogy ő, miután hosszasan keresgélte az elkallódott teljesítésigazolást, pénteken jóváhagyta a számlát, és a belső postában továbbította Andrásnak. De ma hallottam, hogy András épp szabin van. Jövő hét végén jön vissza.
Anikó: Mindenképp elő kell keríteni ezt a számlát, mert két hónapja is elhúzódott a jóváhagyás, és kései fizetés miatt ismét kötbért kellett fizetnünk a szállítónak.
János: Rendben utánanézek, de Péter után még Nándornak is áldását kell adnia rá. Sajnos párhuzamosan nem megy.
Anikó: Hm, valamit végre tennünk kell már. Céges szinten órákat vacakolunk minden számla keresgélésével, és semmi rálátásunk nincs arról, hogy mi történik. Mindig azt hallom, hogy „még meg sem kaptam”, „hiányzott valamilyen papír”, ”elfelejtettem”, és így tovább. A szállító közben meg jogosan dühöng.
János: Egyetértek. Említettem is már, hogy át kellene térnünk az elektronikus számlaarchiválásra és számlakezelésre. Egy csapásra megoldaná a problémánkat. Több cégtől is igen jó véleményeket hallottam erről. A pénzügy egy pillanat alatt látja ki mikor kapta meg jóváhagyásra a számlát, s mikor küldte tovább. Persze nem a papírt küldözgetik, hanem szkennelt elektronikus formához kapcsolódó feladatot osztják ki. Kicsit az e-mailhez hasonlóan. A számlák mellett az összes kapcsolódó doksit is elérik. Ráadásul az ERP rendszerrel is összeköthető.
Anikó: Jól hangzik. Vegyétek fel a kapcsolatot egy megbízható szállítóval és szervezzetek jövő hétre velük egy megbeszélést. Gondolom egy ilyen rendszer nem csak a számlákhoz jó. A szerződésekkel is szenvedünk eleget. Az ISO dokumentációra nem is merek már gondolni!
János: Rendben, megszervezem.
Miért jó az elektronikus számlakezelés?
Akik számlákat kezelnek, azok bizonyára sokszor találkoznak a fenti párbeszédben elhangzottakhoz hasonlókkal. A papír alapú feldolgozásnak kétségkívül vannak előnyei. Leginkább az, hogy megszoktuk és működik. Ügyintézési szempontból a viszonylagos lassúság mellett a legnagyobb hátrány az, hogy csak az látja és foglalkozhat a számlával, akinél éppen van. Annak pontos dokumentálása pedig, hogy egy ügyintézési folyamat során az adott papír, irat éppen hol van, meglehetősen körülményes. Az elektronikus számlakezelés esetén az említett hátrányok nem jelentkeznek. Az elektronikus iratot – jelen esetben számlát - az arra jogosult egy kattintással eléri. Sőt, egyszerre többen is elérhetik. Olyan rövid határidős feladatoknál, mint a számla jóváhagyása, könyvelése és kiegyenlítése, a gyorsaságnak a minőség mellett pénzben mért előnyei is vannak.
Az Ovitas megoldás
Az általános célú ELOprofessional, vagy ELOenterprise elektronikus archiváló, elektronikus dokumentum-kezelő és elektronikus munkafolyamat támogató (workflow) rendszer rugalmassága lehetővé teszi, hogy a vállalat igényei szerinti számlakezelés munkafolyamatokat alakítsunk ki. A folyamat tipikus, de nem kőbe vésett váza a következő:
- A beérkező papír számlát lapolvassuk (szkenneljük) és archiváljuk a rendszerben. Ha a számla a feldolgozáshoz szükséges vonalkódot tartalmaz, akkor azt felismerjük és tároljuk. Az elektronikus számlák közvetlenül tárolásra kerülnek, így azonnal megkezdődhet az elektronikus számlakezelés. Ideális esetben a papír változatra nincs többé szükség, ezért rögtön az irattárba kerülhet. Megjegyzés: megsemmisítése a jogszabályoknak megfelelően történhet.
- A számla feldolgozásához szükséges leíró adatokat (metaadatok) megadjuk. Szabadon konfigurálható, hogy a számlához milyen adatokat kell kötelező érvénnyel vagy opcionálisan rögzíteni. Az adatok átvétele történhet más rendszerekből, például az SAP-ban, vagy más rendszerben vezetett szállítótörzsből. A számláról az adatok átvételét a beépített OCR (optikai karakterfelismerés) technológia támogatja.
- A feldolgozás során használt információkat, például a számla felelőse, feldolgozás státusza, stb. szintén a számla metaadataként kezeljük.
- A feldolgozás az ELO munkafolyamat támogatás keretében történik, a számlakezelés részeként. A folyamatot, vagy folyamatokat az ügyféllel egyeztetve alakítjuk ki. A számla típusától, a számla értékétől vagy tartalmától függően eltérő folyamatok is kialakíthatók. A folyamatok során feladatokat kell elvégezni. A feladatok címzettje lehet felhasználói csoport (ezt javasoljuk) vagy felhasználó. A feladatokat a felhasználók a feladat listában látják. A feladat lehetséges eredményei – például „jóváhagyva”,”elutasítva” -, a folyamat tervezése során kerülnek meghatározásra. A felhasználó, megfelelő feljegyzések mellett ezek közül választva továbbítja a folyamatot.
- A feladatot végzőnek lehetősége van a feladatot átadni, delegálni. Távollét esetére helyettes nevezhető ki.
- A rendszer a feladatlistában jelzi a határidő túllépést. Nagyobb túllépés esetén a kétszintű eszkaláció-kezelés lép életbe.
- A feladat elvégzése során rendelkezésre áll minden a számlához kapcsolódó, az ELO archívumban tárolt dokumentum. Szállítólevél, teljesítés igazolás, feljegyzés, e-mail, stb.
- A vállalati igényeknek való tökéletes megfelelés érdekében az egyes lépésekhez – kisebb fejlesztést igénylő – automatizmusok rendelhetők.
- Integrált folyamat esetén a számlaadatok átadhatók más rendszereknek. Tipikus az ERP rendszerrel való összehangolt működés. Az ERP rendszerből elérhető az ELO archívum, tehát megtekinthető nem csak a számla, hanem a kapcsolódó dokumentumok képe is.
Kimenő számlák:
Az eddig leírtak elsősorban bejövő számlákra vonatkoznak. Természetesen kimenő számlák is kezelhetők, és folyamatok kialakíthatók.
Milyen előnyöket várhatunk?
Sebesség. Az elektronikus számlakezelés és számla archiválás bevezetése lényegesen meggyorsítja a folyamatot. Nem kell a papírszámlát átadni, átvenni. Lehetőség van a feldolgozást párhuzamosítani.
Elérhetőség. A számla egyszeri kereséssel bármikor, bárhonnan elérhető. Természetesen annak, akinek joga van hozzá.
Kereshetőség. A számlák minden rögzített adat, és a tartalom szerint is kereshetők. Példa: mely számlák vannak jóváhagyás alatt? Mely számlák kifizetése esedékes az elkövetkező öt napon belül? Milyen számlákat kaptunk idén egy adott szállítótól. A találatként kapott számlák adatai exportálhatók.
Áttekinthetőség. Mindenkor látható, hogy a folyamat hol tart, kinél van feladat. A számlavéleményezés múltbeli története is rendelkezésre áll.
Kinek ajánljuk?
Minden olyan szervezetnél célszerű a bevezetés, ahol nagy a bejövő számlaforgalom.
Kapcsolódó információk:
Referencia: Hungrana Kft., Dunamenti Erőmű Zrt.
Letölthető anyagok: Ovitas infotár
Kapcsolat
Érdekel a véleménye! Lépjen kapcsolatba velünk!
Kérdése van? Írjon nekünk!