A szerződésmenedzsment, tehát a szerződések kezelése mindannyiunk, így a vállalatok életében is meghatározó szerepet játszanak. A szerződések alapvető feltételei a fejlett gazdasági életnek, szabályozzák az intézmény és a munkavállalók kapcsolatait, a vállalatok közötti ügyleteket és számos egyéb területet.
A középkor óta érvényes pacta sunt servanda – a megállapodásokat teljesíteni kell – elve szerint a szerződések meghatározó kötelezettséget és jogokat biztosítanak, amelyek be nem tartása jogkövetkezményekkel jár. Ebből fakadóan a szerződéskötés különös körültekintést igényel, amelyhez „jól jön” egy elektronikus szerződéstámogató megoldás.
Mit tartalmaz az elektronikus szerződésmenedzsment megoldás?
Az Ovitas által ajánlott elektronikus szerződésmenedzsment modulárisan, az ügyfél igényeknek megfelelően alakítható ki. Ez alapverő elvárás, hiszen a folyamatok intézményenként és tevékenységi területenként is jelentősen eltérhetnek.
A megoldás meghatározó elemei:
- a szerződések elektronikus tárolása, feldolgozása, revízióbiztos archiválása
- a szerződés-előkészítő folyamatok dokumentálása és támogatása workflowval
- jogosultság kezelés – a szerződésekhez való hozzáférés szabályozása
- szerződés azonosítók kiosztása, iktatás
- a szerződéshez kapcsolódó bármely típusú dokumentum tárolása és archiválása
- a szerződések rendszerezése, áttekinthető módon, akár különböző szempontok szerint is
- a dokumentumok gyors kereshetősége a tartalom és leíró adatok alapján
- integrálás más, például vállalatirányítási (ERP) rendszerekhez
- a szerződés életútjának – előkészítés, véleményezés, jóváhagyás, elérés, határidő kezelés – támogatása
- riport készítés
- megfelelés a jogszabályi elvárásoknak.
Milyen folyamatokat támogat az elektronikus szerződésmenedzsment megoldás?
Az említett rugalmasságból következik, hogy a rendszerben a speciális vállalati elvárásokat kielégítő munkafolyamatok is kialakíthatók. Az alábbiakban a gyakorlatban tipikus lépést vázolunk
Szerződés előkészítés
Az Ovitas szerződésmenedzsment megoldása több szinten támogatja a szerződések létrehozásának folyamatát, amely lefedi az igények véleményezését, előzetes egyeztetések dokumentálását és a rendszerben való szerződés létrehozásának támogatását. Természetesen minden lépés jogosultságkezeléssel párosulhat. Mind az igény, mind a szerződés létrehozása külön-külön folyamattal kerülhet támogatásra, egyedileg meghatározott jóváhagyókkal, vagy éppen a feladatot ellátó felhasználókkal, így a folyamatok tökéletesen dokumentáltak és nyomon követhetőek.
Szerződéskészítés, szakmai véleményezés
Egy szerződés szövegezése mindig sokrétű, összetett szakmai feladat, éppen ezért kerülnek bevonásra az érintett szakmai-, jogi-, döntéshozói és egyéb területek. Egy magas bonyolultsági fokkal rendelkező szerződés esetén, a számos változtatás folytán, szinte áttekinthetetlenné válhatnak a módosítások.
A szerződésmenedzsment megoldásban egyszerűen áttekinthetőek a verziók, könnyen kimutathatóak a változások a verziók között. Az intelligens feladatkezelő megoldásnak köszönhetően nyomon követhető, hogy kinél járt a feladat, illetve, hogy éppen hol és mióta áll a feladat.
A folyamatba természetesen bevonható a szerződéses partner is.
Szerződés jóváhagyás
Döntő lépés a szakmailag elkészült, véleményezett szerződés tervezet jóváhagyása. Itt dől el, hogy megköthető-e a szerződést. Tekintettel a felelősségre, hiszen a szerződés nem ritkán a vállalat jövőjét is befolyásolja, a jóváhagyásnak a vállalati előírásoknak megfelelően, az arra kijelöltek bevonásával, dokumentáltan kell történnie. Ráadásul sok esetben gyorsan, annak ellenére, hogy a döntéshozók éppen különböző telephelyeken, városokban vagy országokban tartózkodnak.
Az elektronikus szerződés jóváhagyás workflow messzemenően támogatja a feladatot. A jóváhagyás a kialakított rendnek megfelelően történik, minden arra kijelölt döntéshozó – egyidejűleg, vagy a meghatározott sorrendben értesítést kap, a döntése rögzítésre kerül. A támogatott mobil eszközök és távoli elérés alkalmazásával mindez történhet akár 7×24 órában bárhol a világon.
Ahogy a papír szerződések esetében is, az elektronikus verzióra is bélyegzők és elektronikus szignó illeszthető. Természetesen az elektronikus aláírás lehetősége is támogatott a szerződésmenedzsment megoldásunk részeként.
Szerződéstár
Az Ovitas szerződésmenedzsment megoldása professzionális lehetőséget biztosít, hogy a szerződések digitális formában kerüljenek tárolásra. A papíron készült szerződések esetében nem kell mást tenni, mint az aláírt szerződéseket digitalizálni, azaz szkennelni, és akár egy újabb, tulajdonképpen végleges verzióként rögzíteni az archívumba. Ezáltal az aláírt szerződések is kereshetővé válnak, azonnal rendelkezésre állnak a dokumentumok a kollégák számítógépén, illetve a villámgyors keresési megoldásnak köszönhetően, akár a sok évvel ezelőtti szerződések szövegei is perceken belül újrahasznosíthatóakká válnak.
A szerződéstárban tárolt dokumentumok nem csak kereséssel érhetők el. Kialakítható a jól ismert hierarchikus, böngészhető rendszer. A hierarchia akár több szempontú is lehet. Például egy szerződés besorolható projekt, dátum vagy partner szerint is.
Határidő kezelés, értesítések
A hatályos szerződések esetén fontos kérdés a szerződésekben foglaltak betartása, az egyes határidők figyelése. Folyamatos, évente egyszer felmondható szolgáltatás esetén például komoly költsége lehet a felmondási határidő elszalasztásának. Megoldásunk többféle módon is támogatja a határidők figyelését. Folyamatosan frissülő mappát lehet meghatározni, ahol csak azok a szerződések látszanak, amelyekkel közelgő határidő kapcsán valamilyen teendő van. Naptárnézet is beállítható, amelyben áttekinthetőek a különböző szerződéseknél esedékes határidők. Ezen túlmenően számos „hagyományos” értesítési mód is biztosítható, pl. desktop riasztás, e-mail küldés, stb.
Mi változik?
Találkozott már olyan e-mail fiókkal és könyvtárral, ami zsúfolásig volt megbizasiszerzodes_ugyfelnev_20130822_v3.42(jovahagyas alatt).doc módon elnevezett fájlokkal? Tudta, hogy melyiket ki, mikor és miért módosította? Tudta pontosan, hogy mi a teendő? Előfordult már, hogy nem a legfrissebb változattal foglakozott? Tudta-e mindig, hogy éppen ki dolgozik a szerződés tervezeten? Okozott már bosszúságot egy észrevétlenül maradt határidő? Vitás esetekben mindig kéznél volt a véleményezők és jóváhagyók álláspontja?
A feltett „mi változik?” kérdésre a válasz, hogy a felsoroltak távolodó emlékké válnak, így több idő marad az érdemi munkára.
Ovitas szerződésmenedzsment megoldás
Az elektronikus szerződésmenedzsment megoldás az ELOprofessional-, illetve az ELOenterprise archiváló-, dokumentumkezelő- és workflow rendszerre épül.
Természetesen szoftver bevezetése mellett szolgáltatásunk része az ügyféligények felmérése, a megvalósítás, a dokumentálás, valamint a felhasználók és üzemeltetők oktatása. Az átadás után rendszeres támogatást biztosítunk.
Kapcsolódó információk
Letölthető anyagok: Ovitas infotár
Kapcsolat
Érdekel a véleménye! Lépjen kapcsolatba velünk!
Kérdése van? Írjon nekünk!