Számos új funkció teszi kényelmesebbé az iratkezelo használatát, úgy mint: automatikus iktatás, a digitális aláírással ellátott dokumentumok archiválása, valamint hangfelvétel formájú jegyzetek létrehozása és iktatása. Júniusban kerül forgalomba az ELOoffice iratkezelő 8.0 verziója. Különösen a felhasználói felület és a keresőfunkció, valamint a biztonság tökéletesedett. Az új verzió képes az automatikus iktatásra és a dokumentumok PDF/A-formátumra való konvertálására. További újítások a digitális aláírással ellátott dokumentumok archiválása, a dokumentumok PDF-formátumba való átváltása email küldésnél és a képfájlok egyszerűbb kezelése. Emellett az ELOoffice 8.0 lehetőséget kínál hangfelvétel formájú jegyzetek létrehozására és iktatására. A kitűzött cél az egyéni ágazati igényekhez való még rugalmasabb alkalmazkodás volt. A szabadfoglalkozású szakemberek és a kisvállalatok nem csupán a legújabb technikai színvonalat várják el egy üzleti megoldástól, hanem elsősorban a felhasználóbarát kezelhetőségre helyezik a hangsúlyt. Ez szolgált indokként az ELOoffice optimalizálására. Különböző használhatósági tesztek kiértékelése után a felhasználói felület átláthatóbb menürendszert kapott. A felhasználó így könnyebben és gyorsabban tájékozódhat az archívumban és azonnal használatba veheti a szoftvert, különösebb felkészülés nélkül. Az archívumon belüli direkt kereséssel gyorsabban és egyszerűbben fellelhetők a dokumentumok. Ebben az esetben nem számít, hogy a fogalom a dokumentum tartalmában vagy az iktatási információk közt szerepel – a program minden találatot megjelenít.
A költségcsökkentés biztos útja
Amennyiben a dokumentum digitális aláírást tartalmaz, archiválásnál az aláírás is az ELO-archívumba kerül. A papíralapú dokumentumok így szélesebb körben válthatók ki elektronikusan aláírt és archivált iratokkal. A tartalmi ellenőrző vizsgálat segítségével magasabb biztonsági szintet működtet az ELOoffice 8.0. Egy dokumentum archiválásánál egy. ún. digitális ujjlenyomat jön létre a dokumentum tartalmáról. Ezen információk segítségével később bármikor kideríthető, manipulálták-e a dokumentumot.
Felkészülten a jövőre
A PDF/A formátummal, mint a hosszú távú archiválásra vonatkozó ISO-szabvánnyal, a vállalatok biztosak lehetnek abban, hogy dokumentumaik a jövőben is olvashatóak maradnak. Az ELOoffice 8.0 támogatja ezt a formátumot és ezzel jelentősen leegyszerűsíti a dokumentumok hosszú távú archiválásra alkalmas konvertálását. Így teljesülnek a törvényi előírások és a digitálisan iktatott információk évtizedeken keresztül rendelkezésre állnak. Emellett a dokumentumok PDF-formátumban küldhetők az ELOoffice 8.0-ból anélkül, hogy az archívumban tárolt dokumentum formátuma megváltozna. A konvertálás a küldési folyamat közben történik. Ez biztosítja, hogy a dokumentumok – legyenek bármilyen formátumban az ELOoffice-archívumban eltéve – a címzettnél PDF-fájlként jelennek meg és így minden esetben olvashatóak. További újítás az intelligens iktatási asszisztens, melynek használata jelentősen lerövidíti az archiválási időt. A felhasználó beállít egy iktatási szabályt egy bizonyos dokumentumtípushoz, s ezt követően minden további ilyen típusú dokumentum automatikusan kap egy kulcsszót, amivel automatikusan megtalálja az iktatás helyét – a kulcsszó megadását a továbbiakban nem kell manuálisan végezni. Ezen kívül az ELOoffice 8.0 rendelkezik egy egyszerű dia bemutató móddal is. A felhasználó létrehozhat egy listát kiválasztott képekből és ezeket bemutathatja teljes képernyős módban úgyszintén hatékonyságnövelő a hangfelvételi lehetőség, amellyel – hangos jegyzeteket készíthetünk és csatolhatunk bármely dokumentumhoz. Az alkalmazási lehetőségek itt igen sokirányúak. A hangjegyzet tartalmazhat utasítást a feladattal kapcsolatban, vagy utalhatunk olyan fontos körülményekre, melyek magából a dokumentumból nem láthatóak.
Érvényességi garancia az ELOoffice 7.0-hoz
Azok az ügyfelek, akik 2008 áprilisától az ELOoffice 8.0 megjelenésétől számított maximum 90 napig az ELOoffice 7.0 komplett verzióját újonnan megvásárolják és regisztrálnak, kívánságra térítésmentesen megkapják az update-et a 8.0. verzióra. Csak kezelési- és szállítási átalánydíjat számolunk fel, 5.000,- Ft értékben (az ár tartalmazza az adót).