Mi lényegi különbség a jogi anyag, lexikon, szótár, műszaki dokumentáció, termékleírás, web tartalom vagy felhasználói leírás kezelése és a hivatalos irat, számla vagy szerződés kezelése között? A meghatározó különbség a változáskezelésben és publikálásban van.
Míg a számlák, szerződések vagy iratok esetén elsődleges cél az eredeti állapot megőrzésének garantálása és a bizalmas kezelés, addig az első csoportba tartozó dokumentum típusoknál kiemelt igény a változások kezelése, és egy általában szélesebb felhasználói kör számára való közzététel.
Az Ovitas intelligens tartalomkezelési megoldása messzemenően támogatja a dokumentumok, illetve dokumentum részek változás kezelését, és az információk dinamikus közzétételét.
Az alapelv:
Megfelelő információt, megfelelő tartalommal, megfelelő időben, megfelelő személynek, megfelelő formában és a megfelelő rendszeren biztosítani.
A megoldás alapeleme az Empolis Content Lifecycle Suite (CLS) egy modern, moduláris komponens tartalomkezelő rendszer XML és egyéb formátumú tartalmak kezelésére. A CLS, mint szerkesztőségi rendszer messzemenően támogatja a műszaki dokumentációk, kiadói tartalmak, jogi anyagok és bármely egyéb változáskezelést igénylő tartalmak előállítását, karbantartását, újrafelhasználását és publikálását.
Az XML tartalomkezelés lehetővé teszi a szemantikus információk kezelését, a dokumentum részeinek elkülönült és dokumentált karbantartását. A tartalom- és megjelenítési forma elválasztása révén az információ automatikusan szűrhető és publikálható a kívánt eszközön, legyen az nyomtatás képernyő vagy elektronikus megjelenítő eszköz. Mivel a verziókezelés a dokumentum részegységeire is vonatkozik, ezért egy fejezet, vagy bekezdés módosításakor nem duplázódik a teljes dokumentum tartalma. Felhasználói kézikönyvek információ-egységekből a tényleges termékverziónak megfelelően készíthetők el. Ha egy üzem egy termékből, például hűtőgépből 10 féle modellt gyárt, amelyek nagyrészt közös elemeket tartalmaznak, akkor a dokumentáció nagy része is újrafelhasználható. Ha egy elem módosul, csak ennek dokumentációját kell módosítani. Az egyes modellek dokumentációja Lego szerint dinamikusan áll elő a megfelelő XML elemekből. Az előnyök hatványozódnak, ha a dokumentációt több nyelven kell kiadni. A költségigényes fordítást csak a megváltoztatott elemekre kell elvégezni.
A szövegbe, például jogi anyagokba, magyarázatok, érvényességi időtartamok és egyéb információk ágyazhatók be, amelyek a felhasználás módjától vagy a felhasználó típusától függően jeleníthetők meg, illetve rejthetők el.
A felhasználóbarát CLS felhasználói felület kényelmes és hatékony munkát biztosít, miközben a háttérben információ-gazdag, sokoldalún használható XML tartalom készül. A rendszer alapfunkciói közé tartozik a verzió és revíziókezelés, a munkafolyamat támogatás (workflow), a különböző típusú referenciák kezelése, az intelligens – akár XML szintű – keresés, a fordítástámogatás, a megjegyzések kezelése, a jogosultság-kezelés és az import-export funkciók.
A dokumentum részek újrafelhasználhatósága és automatikus publikálhatósága különböző kontextusban és felületeken drasztikusan növeli a hatékonyságot, azaz csökkenti a költségeket. Mindezzel párosul a minőség növekedése. A rendszer biztosítja a dokumentumok szerkezetének egységességét, ami elősegíti a karbantartást és megkönnyíti a felhasználást.
A CLS rendszer DITA és DocBook alapkonfigurációval minden szükséges műveletet tartalmaz ahhoz, hogy a rendszer igen rövid idő alatt produktívan üzemeljen. A kiterjedt konfigurációs és testre szabási lehetőségek pedig biztosítják a speciális ügyféligények megvalósítását, és a rendszer integrálását a vállalti IT környezetbe.
Kapcsolat
Érdekel a véleménye! Lépjen kapcsolatba velünk!
Kérdése van? Írjon nekünk!