„A tudásmenedzsment az az eszköz, amellyel a strukturált és strukturálatlan információt szerves egésszé szervezhetjük, s az ismeretkincsből pontosan azokat az elemeket jeleníthetjük meg – mégpedig abban az összeállításban és formában –, amelyekre a vállalatvezetésnek egy adott döntés meghozatalához, illetve valamely tevékenység előkészítéséhez szüksége van…
…ahhoz, hogy egy cégnél valódi tudásmenedzsment valósuljon meg, egy sor, egyébként egyedi informatikai megoldást kell egységes egésszé ötvözni. Olyan, látszólag egymástól távol eső rendszereket kell összekapcsolni, mint az archiválás, az adatbázis-kezelés, a kereső- és ágens technológia, a munkafolyamat-szervezés (workflow), valamint a portál- és tartalom-menedzsment.”
Gartner
Információ – a vállalat kincse
A vállalati tudás, a sok éves tapasztalat, az évek során megvalósított projektekben használt megoldások a vállalt egyik legfőbb értekeit jelentik. Ezen értékek kamatoztatása viszont sok esetben feledésbe merülnek, a mindennapi munkában rejtve maradnak.
Használja fel munkatársai fejében és a cége dokumentumaiban összegyűlt tudást hatékonyabban:
- Építsen központi tudásbázist, ami minden stratégiai információhoz hozzáférést biztosít
- összefüggések, kontextus tárolása, új típusú információkkal bővíthető módon
- integrálás meglévő adattároló rendszerekhez
- tudástérkép
- Növelje a vállalata tudásának újrafelhasználhatóságát
- új munkatársak gyorsabb betanulása
- a kerék újbóli feltalálásának elkerülése
- tájékozódás, navigálás, keresés kulcsszavak és taxonómiák használatával
- Gondolkodjon hosszú távon, válasszon szabványos, időtálló megoldást XML-alapú, nyílt szabványok használatával.
További lehetőségek tudásbázisba szervezett tudás hasznosítására:
- tudásbázissal támogatott intelligens szövegkeresés
- dokumentumok tudásbázissal támogatott osztályozása, kulcsszavazása
- call/contact center support megoldások, döntésfa és tudásbázis építéssel, intelligens keresés támogatással.
Ezen feladatok megoldására az Ovitas Knowledge Manager tudásmenedzsment szoftvert ajánljuk.
Tudásmenedzsment és információelérés-kezelés megoldásainkban gyakran alkalmazzuk az Empolis által kifejlesztett Information Access System rendszert, amely architektúrájából adódóan építőkockaként is használható komplex megoldások kialakításában.
A tudáskezelési megoldásaink alapja a megfelelő tudásmodell kialakítása.
Miért a tudásmodell a tudásbázis alapja?
A tudásmodell az, ami az Ovitas Knowledge Manager-t a vállalat igényeinek megfelelően testre szabja. A modell kialakítása nem programozási feladat. Célja a vállalati igények pontos felmérése és a szoftver felhasználási céljainak meghatározása.
A modellezés teremti meg azt a lehetőséget, hogy az Ovitas Knowledge Manager-t a legkülönbözőbb területeken lehessen alkalmazni, legyen az közigazgatási, kulturális, oktatási, jogi, vállalatirányítási vagy bármely egyéb jellegű alkalmazás.
A tudásmodell célja kialakítani azokat a tudásmodell elemeket – a fogalmi és kapcsolati kategóriákat, osztályokat, leíró adattípusokat – amelyek a vállalat, illetve az alkalmazás szempontjából lényegesek.
Melyek a tudásmodell elemei?
Tudásmodell létrehozásakor a következő, a XML tématérkép technológiában használt fogalmakat használjuk.
Téma: A szoftverben kezelt fogalmakat, tárgyakat, személyeket, folyamatokat – azaz lényegében bármit – témának nevezünk.
Osztály: A modellben bizonyos témák különleges tulajdonsággal bírnak, más témák típusát írják le. Ezeket a témákat tématípusnak vagy gyakran témaosztálynak – röviden osztálynak – nevezzük.
Példány: Egy osztályhoz tartozó témákat az osztály elemeinek vagy példányainak nevezzük.
Metaadat: A különböző tudásmodell elemekhez metaadatokat rendelhetünk. A metaadatok segítségével további információt csatolhatunk egy egyes tudásbázis elemekhez.
Külső adat: A külső adatokon a rendszeren kívül tárolt adatokat értünk. Külső adat lehet egy adatbázis-bejegyzés, egy a diszken lévő állomány, egy weboldal vagy akár egy a polcon található könyv. Amennyiben a külső adat elektronikus formában létezik, akkor az igény szerint a szoftverből közvetlenül is elérhető.
Minősített kapcsolat: A modell meghatározó eleme a kapcsolat (asszociáció). A kapcsolat két téma közötti viszonyt ír le. Itt – szemben például a weben használt linkekkel – minden irányból követhető, minősített kapcsolatokról beszélünk. A kapcsolat leírja, milyen jellegű összefüggés van a kapcsolatban szereplő témák között és a kapcsolatban az egyes témák milyen szerepet töltenek be.
Szerep: A szerep elnevezése utal arra, hogy egy kapcsolatban egy téma milyen szerepet játszik.
A szükséges információ megszerzése akkor lesz egyszerű és gyors, ha a modellkialakítás során jól határoztuk meg az osztályokat és a kapcsolattípusokat. A tudásmodell kialakítása után kezdődhet el a tudásbázis építése.
Tudásbázis építés, szerkesztés ugyanazon felületen
A szoftver tervezésénél fontos szempont volt, hogy a szerkesztői és felhasználói felület ne térjen el lényegesen egymástól. Ezért az Ovitas Knowledge Manager-nek kétféle üzemmódja van: szerkesztési mód és felhasználói mód.
Szerkesztési módban ugyanúgy lehet keresni, navigálni és nézetet váltani, mint felhasználói módban. Szerkesztéskor bővítjük új információval – témával – a tudásbázist, illetve módosíthatjuk, törölhetjük a meglévő elemeket. A szerkesztői menüt egyszerűen a téma nevén állva jobb egérgombra vagy a „szerkesztő” ikonra kattintva érhetjük el.
A különböző tudásmodell elemeket is szerkesztői módban adhatunk a tudásbázishoz, pl. új kapcsolat típusokat vagy tématípusokat vehetünk fel.
Kontextus kialakítása
A szoftverben lehetséges, hogy a tárolt témákat, kapcsolatokat egy szűrőn keresztül nézzük. A szűrők együttesét környezetnek, illetve kontextusnak nevezzük. A kontextust meghatározó metaadatokat és a szűrési feltételeket a tudásmodellben lehet rögzíteni.
Ha a tudásbázisban tárolt információ nyelvét választjuk kontextus leíró metaadatnak, akkor többnyelvű tudásbázist tudnunk létrehozni. Használat közben az egyik nyelvről egyszerűen átkapcsolhatunk egy másik nyelvre.
Ha az információ időbeliségét választjuk kontextus leíró metaadat, akkor a tudásbázis építésekor az információ érvényességét tudjuk megadni. Ezután beállíthatjuk, hogy keresés és navigálás közben csak egy bizonyos időintervallumban érvényes összefüggéseket jelenítsen meg a szoftver.
Ha kész a tudásbázisunk és a modellkialakítás során jól határoztuk meg az osztályokat és a kapcsolattípusokat, akkor a szükséges információ megszerzése egyszerű és gyors lesz.
Hogyan találjuk meg az információt?
Amikor egy tudásmenedzsment szoftvert használunk célunk tipikusan az információszerzés.
Navigálás
Abban az esetben, ha pontosan nem tudjuk, miről szeretnénk bővebb információt, a navigációt célszerű alkalmazni. Ilyenkor egy kiválasztott téma kapcsolatain barangolva jutunk el a szükséges információhoz.
Navigálásra a szöveges és a grafikus felületet is használhatjuk.
Keresés
A keresésre többféle alternatívát kínál az Ovitas Knowledge Manager. A gyors keresés segítségével közvetlenül egy téma nevére vagy a nevének részletére kereshetünk rá.
Az összetett keresés használatával hatékonyabban kereshetünk a tudásbázisban. Például kiválaszthatjuk, hogy a téma nevében, metaadatában vagy a külső adat elnevezésében szeretnénk-e keresni. Különböző szűrőket adhatunk meg, amely a keresési találatokat leszűkítik egy megadott téma osztályra, adott időközben létrehozott, vagy megváltoztatott témákra.
Az Ovitas Knowledge Manager felülete moduláris felépítésű, így a keresési és navigálási nézetek is az alkalmazás igényeihez igazítva testre szabhatóak.
Kapcsolódó információk
Empolis Information Access System
Letölthető anyagok: Ovitas infotár
Kapcsolat
Érdekel a véleménye! Lépjen kapcsolatba velünk!
Kérdése van? Írjon nekünk!