Magyarországon a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény hatálybalépésével összefüggésben merült fel először egy az iratkezelés területén új, a kor technológiájának megfelelő hatékony, költségkímélő elektronikus rendszerrel támogatott eljárások és módszerek kidolgozásának igénye.
2007. január 1-től a közfeladatot ellátó szervek elektronikus iratkezelésre csak tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelő szoftvert szerezhetnek be.
Mi az elektronikus, tanúsított iratkezelés előnye?
A kérdés valószínű költői, hiszen ma már minden vezető bizonyára világosan látja az elektronikus ügyiratkezelésben rejlő előnyöket. Az előnyök nem csak pénzben, de lehetőségekben, teljesítményben, minőségben és a versenyképesség fokozásában is mérhetőek. Ezen mutatók az elektronikus iratkezelésre is teljes mértékben vonatkozik.
Miért tanúsított iratkezelés?
A jogalkotó a 24/2006 BM – IHM – NKÖM, majd az ezt kiváltó 27/2014 KIM rendeletben foglalta össze azokat az elvárásokat, amelyeket a közfeladatokat ellátó szerveknél működő elektronikus iratkezelő rendszereknek biztosítani kell. A tanúsítás igazolja, hogy az iratkezelő szoftver megfelel a követelményeknek.
A cél nyilvánvalóan az, hogy a közszférában alkalmazott szoftverek funkcionális- és minőségi szempontból a meghatározott korlát felett legyenek. További célkitűzés, hogy a különböző intézmények rendszerei minél kompatibilisebbek legyenek. Nyilvánvaló cél lenne az is, hogy a különböző rendszerek közötti adatcsere egyszerű és magától értetődő legyen. Sajnos ma még ez nem teljesen megoldott. A szeüsz-ök (szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás) 2014-ben kezdődött kiépítése már egy lépés ebbe az irányba.
ELO tanúsított iratkezelés
Az ELO dokumentumkezelő ELOik megoldása teljes körűen megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeknek, az összes vonatkozó jogszabálynak, rendeletnek, előírásnak. Ajánlható mindazon szervezeteknek, akik a törvényi előírásoknak megfelelő, minőségi, felhasználóbarát és bővíthető iratkezelési alkalmazást kívánnak használni.
Az ELO tanúsított iratkezelés jellemzői:
- független tanúsító által kiállított tanúsítvány garantálja, hogy a szoftver tökéletesen megfelel a mindenkori vonatkozó jogszabályoknak
- folyamatos fejlesztés, garantált a jogszabálykövetés, az informatikai biztonság
- hálózatos környezetben is alkalmazható megoldás, többszintű jogosultságkezeléssel, amely korszerű technológiára épül
- a törvényi feltételek mellett az iratkezeléssel szemben általánosan támasztott követelményeknek is megfelel
- teljes körű dokumentációval rendelkezik, amely alapját képezheti az iratkezelési szabályzat elkészítésének
Az ELO tanúsított iratkezelés biztosítja a beérkező különböző formátumú iratok elektronikus nyilvántartásba vételét, tárolását, archiválását, visszakeresését valamint elektronikus feldolgozását. Használatával a dokumentumokat és a hozzájuk kapcsolódó feladatokat, ügyeket és elektronikus ügyintézési munkafolyamatokat egyetlen rendszerben kezelhetik és felügyelhetik a szervezetek.
Az ELO tanúsított iratkezelés az iratok életciklusa során előforduló összes folyamatot kezeli, dokumentálja, és nyomon követhetővé teszi, a digitalizálás – érkeztetés – iktatás lépéseitől kezdve egészen az irattárazásig és selejtezésig.
Az ELOik rendszer fontosabb iratkezelési támogatásai
- postabontás, érkeztetés
- vonalkód kezelés
- iktatás
- szignálás
- irat átadás, átvétel
- munkafolyamatok testre szabható, elektronikus támogatása (workflow)
- eseti ügyintézési lépések támogatása
- másolatok kezelése
- visszakereshetőség bármely rögzített adat, vagy irat tartalom szerint
- szeüsz támogatás (2014 decemberétől)
- riportok készítése
- elektronikus aláírás
- ügyiratok lezárása
- irattárazás, selejtezés, levéltárba adás
Miért érdemes az ELO megoldást választani?
A piacon ma több tucat tanúsított iratkezelő szoftver található. A tanúsítás alapján nyilván ezek mindegyike teljesíti az alapkövetelményeket. Az ELO iratkezelő szoftver, mint minőségi megoldás bizonyára nem az olcsóságával tűnik ki. Akkor miért pont az ELO? A következők miatt:
- megbízhatóság, skálázhatóság – a Leitz vállalatcsoport 140 éves története a hagyományos, majd az elektronikus dokumentumkezelés területén azt ígéri, hogy átgondolt és megbízhatóan működő rendszerről van szó
- hosszú távú megoldás – biztos gyártó, kiterjedt támogató hálózat a biztosíték arra, hogy nem olyan időlegesen favorizált rendszerről van szó, ami esetleg néhány év múlva eltűnik, s ezzel a befektetés elvész
- az iratkezelés mellett rendelkezésre áll az ELO dokumentumkezelés teljes arzenálja, ami a tanúsításban megkövetelteken kívül számos egyéb alkalmazási lehetőséget biztosít az intézmény számára
- könnyen kezelhető workflow tervező eszközkészlet, hatékony munkafolyamat támogatás
- felhasználóbarát felület, kezelése könnyen elsajátítható
- skálázhatóság – az ELO rendszerek akár többszáz millió dokumentum biztos kezelését biztosítják. A növekvő iratmennyiség nem jelent időzített bombát.
- integrálhatóság – a korszerű architektúra és a bővítmények széles palettája lehetővé teszi az integrált ügyintézés kialakítását. Példák: automatikus bizonylat-feldolgozás, e-mail archiválás, ERP rendszer kapcsolat.
- folyamatos fejlesztés – az ELO dokumentumkezelő rendszeresen megjelenő új verziói követik az infokommunikáció fejlődésének irányát. Ez többek között a legfrissebb Windows- és Office rendszerek, valamint az okostelefonok- és táblagépek támogatásából is látszik.
Kapcsolódó információk
Elektronikus iktatás, érkeztetés
Munkafolyamatok támogatása, workflow
Referencia munkánk: Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.
Letölthető anyagok: Ovitas infotár
Kapcsolat
Érdekel a véleménye! Lépjen kapcsolatba velünk!
Kérdése van? Írjon nekünk!