Az Ovitas papírmentes iroda irányába mutató megoldás csomagja egyaránt szolgálja a hatékony elektronikus dokumentum- és munkafolyamat-kezelést, a mobilitást, a környezettudatos vállalatot és a költségek csökkentését.
Mit értünk papírmentes iroda alatt?
Valóban nincs papír az irodában? Nem egészen. A papírmentes iroda azt jelenti, hogy a vállalat vagy intézmény belső folyamatait úgy alakítjuk át, hogy a papírfelhasználás, különösen a papír dokumentumok sokszorosítása, felesleges kinyomtatása a lehető legkisebb legyen.
Hogyan érhetjük el a fenti célt?
A papír felhasználása már a folyamatok felmérésével és optimalizálásával is csökkenthető. További hatalmas lehetőség a korszerű számítógépes rendszerek alkalmazása. Cégünk e kettő ötvözetét ajánlja. A vállalati igényeket megismerve, azokat ügyfeleinkkel átgondolva, az ELO elektronikus dokumentumkezelő- és munkafolyamat támogató rendszerre adaptált megoldást szállítunk. Az ELO rugalmassága és más rendszerekkel való integrálhatósága teljes körű megoldásokat is lehetővé tesz. Ez fontos, hiszen a folyamataink akkor lesznek igazán hatékonyak, ha az elektronikus feldolgozási lánc folyamatos, nincs megszakítva papíralapú lépésekkel.
Milyen előnyöket várhatunk?
Nyilvánvaló, hogy a papírmentesség felé tett lépés megtakarítást eredményez nemcsak papírban, de a nyomtatási és másolási készülékekben, festékpatronokban és nem utolsó sorban a tárolási helyben. Mindannyian ismerjük a reménytelenül megtöltött iratraktárakat. Mindent figyelembe véve a megtakarítás jelentős lehet. Még számottevőbb azonban a munkaidőben várható nyereség. Megszűnik a másolással, nyomtatással, dokumentumok továbbításával, hordozásával, lefűzésével és később pedig a keresésével eltöltött idő. Számos statisztika készült arról, hogy a hivatalokban a munkaidő hány százaléka telik papír iratok rendezésével és keresésével.
Iroda a falakon kívül?
A papírmentes iroda további előnye, hogy megszűnik a helyhez kötöttség. Irataink és feladataink bármikor, bárhonnan elérhetők. Ehhez sok esetben számítógépre sincs szükség. Elég az okos telefon vagy egy táblagép. Mindez természetesen a távmunkát és az együttműködést is elősegíti. Számos esetben a pénz- és időtakarékosságot is felülmúló szempont a minőségi követelményeknek való jobb megfelelés az ügyfél-elégedettség növelése. Ezt a célt szolgálja a folyamatok ellenőrizhetősége, a határidők pontos tartása, a szűk keresztmetszetek idejében való felismerése és a villámgyors információcsere.
Környezetbarát?
Igen! Ma már egyre több intézmény és vállalatvezető törekszik a környezettudatos működésre. A papírmentes, vagy pontosabban „papírcsökkentett” iroda környezetbarát megoldás. Bevezetésével nemcsak az erdőket kíméljük, de megszűnik a felesleges papírhalmok gyártása, a kimustrált másológépek és festékpatronok által okozott környezet terhelés.
Kinek ajánljuk?
A papírfeldolgozás kiváltása elektronikus dokumentumkezeléssel és ügyintézéssel mindenütt hasznos lehet. Az otthoni családi nyilvántartástól kezdve a mikro-, kis-, közép- és nagyvállalatokig, illetve közintézményekig rengeteg lehetőséget rejt magában. Különösen előnyös olyan helyeken, ahol kevés az adminisztrációs munkaerő, az intézmény több telephelyen vagy épületben van, fontos a mobilitás, magasak a minőségi elvárások, számít a gyorsaság vagy igény van a távmunkára.
Az Ovitas által forgalmazott ELO elektronikus dokumentumkezelő rendszer világviszonylatban is a legkorszerűbbek közé tartozik. Egyaránt lehetőség van a vállalat egészét átfedő megoldás egyszerre történő kialakítására és a lépésenkénti bevezetésre is. A testre szabható ELO munkafolyamat támogató workflow modul az egyszerű dokumentált átadás-átvételtől a komplex jóváhagyási, ellenőrzési és minőségbiztosítási folyamatokig alkalmazható.
Kapcsolódó információk:
Referencia: Zentis Hungária Bt.
Letölthető anyagok: Ovitas infotár
Kapcsolat
Érdekel a véleménye! Lépjen kapcsolatba velünk!
Kérdése van? Írjon nekünk!