Külső szemlélő számára a műszaki dokumentum is ugyanolyan, mint a többi. Szavak, írásjelek és ábrák szépen elrendezett, jól olvasható együttese. Közelebb lépve, s megismerve a műszaki dokumentáció feladatát, készítését és felhasználását, gyorsan megváltozik a véleményünk. Ennek a területnek megvannak a sajátos igényei és kihívásai. Egy tévedésnek gyakran nem kis ára és következménye van. Például egy ügyfél elvesztése, bírság, visszahívási kötelezettség, stb.
Az Ovitas által képviselt ELOprofessional, ELOenterprise és Empolis Content Life Cycle Suite (CLS) rendszerekre építve olyan testreszabott megoldásokat szállítunk, amelyek messzemenően lefedik műszaki terület igényeit.
Melyek a műszaki dokumentáció sajátosságai?
Természetesen műszaki dokumentum és műszaki dokumentum között hatalmas különbségek vannak, hiszen széles területről van szó. Ide sorolhatók többek között a tervdokumentációk, gyártási dokumentációk, minőségirányítási dokumentumok műszaki vonatkozásai, karbantartási leírások és részben a felhasználói kézikönyvek. Mindezekre jellemző, hogy:
- a dokumentumok gyakran nagyméretűek
- a dokumentált termék folyamatos fejlesztése miatt, a dokumentáció változik, de a változás gyakran csak kis részét érinti a dokumentumnak
- a dokumentáció gyakran több dokumentumból áll (dokumentáció egység)
- a módosított dokumentáció egység új revíziója akkor válik érvényessé, ha minden hozzá tartozó dokumentum verzió jóváhagyásra került
- a dokumentációs folyamatra általában szigorú minőségirányítási előírások vonatkoznak
- a módosításnak és jóváhagyásnak szigorúan szabályozott menete van
- a dokumentumok megtekintése különböző eszközökkel történik: papíron, számítógépen vagy egy a terepen dolgozó mérnök esetében mobil eszközön.
- a dokumentáció – különösen a felhasználói – sok esetben több nyelven készül
Látható tehát, hogy a műszaki dokumentáció követelményei lényegesen eltérnek például a hivatali iratkezelés igényeitől. A sajátosságokat áttekintve a dokumentumkezelés szempontjából több hasonlóság van a jogi anyagok, dokumentumok, törvények, rendeletek kezelésével.
Mi az a dokumentáció-egység?
Számos olyan munkafolyamat, dokumentáció létezik, melyhez több különálló dokumentum tartozik, és amelyeket együtt kell kezelni. Ezt nevezzük dokumentáció-egységnek. Ez azt jelenti, ha az egység egyik dokumentuma megváltozik, akkor a dokumentáció-egység egészének érvényessége megszűnik. Érvényessé akkor válik ismét, ha a módosításokat követő jóváhagyás igazolja, hogy a dokumentum egység konzisztens. A jóváhagyott új dokumentáció-egységet új revíziónak nevezzük. Az új revízió életbelépéséig a korábbi marad érvényben. A felhasználók csak a jóváhagyott legutóbbi érvényben lévő revíziót érik el. A módosítás alatt álló revíziót és dokumentumokat csak a szerkesztők és az arra jogosultak láthatják és szerkeszthetik. Az új revízió nem azt jelenti, hogy a dokumentum-egység minden dokumentumának új verziója készül. Éppen ellenkezőleg, a lényeg az, hogy a nem módosított dokumentum változatlanul része az új revíziónak is. Sőt, egy dokumentum verzió akár több különböző dokumentáció-egységhez is tartozhat. Tehát az egyes dokumentumok újrafelhasználhatóak, ami lényegesen csökkenti a karbantartás erőforrásigényét, és növeli az áttekinthetőséget.
Milyen előnyöket biztosít a bevezetés?
Elektronikus dokumentumkezelés
- verziókezelés
- tetszőleges formátumú dokumentum kezelése
- dokumentum típusonként teszt szabható leíró adatok kezelése
- kapcsolódó anyagok csatolása a dokumentációhoz többszörös tárolás nélkül
- Office integráció
- kiegészítő interfész modulok ERP és CAD rendszerekhez
- intelligens és gyors kereshetőség bármely adatra és szövegrészre
- hivatkozások kezelése
- jogosultságok dinamikus állítása típus, életciklus vagy adatok alapján
- naplózás, riportok
Revíziókezelés
- teljes dokumentáció-egység összetett verziókezelése
- dokumentumok szerkesztése a munkaváltozaton történik, amely csak szűk kör számára látható
- a jóváhagyott és érvényes revízió szélesebb kör számára hozzáférhető, de csak olvasási módban
- archív revíziók tárolása a teljes dokumentáció csomagra vonatkozóan
Munkafolyamat- és csoportmunka támogatás
- minőségirányítási folyamatok támogatása
- a teljes dokumentációs életciklus támogatása: létrehozás, szerkesztés, jóváhagyás, érvényesítés, értesítés, archiválás, lezárás
- státuszok és jogosultságok dinamikus kezelése a dokumentumok életciklusa alatt
- határidők kezelése
- érintett szervezeti egységek automatizált értesítése módosításkor
- felelős személyek kezelése, folyamat-monitorozás és visszakövethetőség biztosítása
Kiknek ajánljuk?
Minden olyan szervezetnek, amely nyitott a korszerű elektronikus megoldásokra, ahol magasak a minőségi követelmények, ahol fontos szempont az áttekinthetőség és visszakövethetőség, ahol változik a dokumentáció és ahol a technikai dokumentáció mellett a vállalat egyéb területeit is támogatni kell a dokumentum-kezelésben és archiválásban.
Kapcsolódó információk
XML alapú tartalomkezelő, CLS rendszer
Minőségügyi dokumentumok kezelése
Letölthető anyagok: Ovitas infotár
Kapcsolat
Érdekel a véleménye! Lépjen kapcsolatba velünk!
Kérdése van? Írjon nekünk!