Bizonyára mindenki látott már modern ipari üzemet, ahol a megmunkálandó alkatrészt, például egy gépkocsi motort, futószalag szállítja egyik munkahelyről a másikra, ahol a dolgozók elvégzik a jól meghatározott munkafeladatokat. Ugye el sem tudjuk képzelni, hogy a motort emberek cipeljék a munkaállomások között, vagy a munkások járjanak szerszámaikkal motorról-motorra, hiszen ilyen szervezés mellett töredékére csökkenne a teljesítmény, versenyképtelenné válna az üzem.
Ilyen ma már nincs is, gondolhatnánk. Pedig számos területen létezik. Például az iratkezelésben. Belső kézbesítők cipelik az aktákat egyik telephelyről, épületből, irodából a másikba, míg mások keresgélik, hogy hol van egy-egy sürgős irat. A példa távolinak tűnik, de nem az. Korszerű elektronikus dokumentumkezeléssel és munkafolyamat támogatással hasonló arányú teljesítménynövekedés érhető el, mint az ipari termelésben a futószalaggal.
A fenti példát folytatva, arra szeretnénk választ adni:
Miként alakíthatók ki az elektronikus ügyintézési folyamatok?
Nyilvánvaló, hogy a futószalag bevezetése a motorgyártásban a szükséges berendezések beszerzése mellett a korábbi folyamatok átgondolását, és gyökeres átszervezését jelenti. Ezt követően lehet a gépsort felállítani, és a szerelőknek a szükséges információkat, oktatásokat megadni.
Hasonlóan járhatunk el az iratkezelésben is. Szükséges megtervezni, hogy a feladatokat milyen sorrendben célszerű elvégezni, milyen részfeladatok futhatnak párhuzamosan, milyen lépéseket lehet ugyanazon a munkahelyen elvégezni, mit lehet automatizáltan programmal elvégeztetni, kell-e más rendszerekkel kapcsolatot tartani, milyen hosszú legyen az elvárt munkavégzési idő, és mit kell tenni váratlan esemény esetén. Gondos mérlegelést és tapasztalatot igényel annak megítélése, hogy egyetlen nagy folyamatot, vagy több kisebb folyamatot célszerű-e kialakítani.
A tervezést követően a munkafolyamat szerkesztő segítségével kialakítjuk, majd testreszabjuk a folyamatot, és elkészítjük a szükséges dokumentációt. Amennyiben valóban hatékony működést szeretnénk, úgy kiemelkedően fontos, hogy az elektronikus ügyintézés során mindvégig az iratok elektronikus formájával dolgozzunk, azaz a munkafolyamat része ne legyen papíralapú dokumentum. Ellenkező esetben lemondhatunk a valódi előnyökről.
Hogyan működik a munkafolyamat támogató workflow?
Az iratkezelési, és hasonlóan az egyéb elektronikus dokumentum-feldolgozási workflow működése is hasonló a futószalaghoz. A munkadarabot, azaz az iratot, a szalag helyett elektronikus rendszer továbbítja. Az irat – lehet több is – a következő feladatra kijelölt felhasználó, illetve felhasználói csoport feladat listájába kerül. A címzett, illetve csoport esetén a csoport egy tagja átveszi és elvégzi a kijelölt feladatot, meghozza a szükséges döntést, és megfelelő megjegyzésekkel, utasításokkal lezárja a feladatot. Ezt követően a rendszer továbbítja az iratot a következő feladat elvégzésére kijelölt csoportnak. Az ügyintézéshez szükséges további információk, például előzmény iratok, a megelőző feladatokhoz fűzött feljegyzések, a munkát szabályzó rendeletek, utasítások természetesen mind elérhetők az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben.
Milyen előnyökkel jár a workflow támogatott elektronikus ügyintézés?
A válasz a fentiekből már sejthető. A legfontosabb előnyök a következők:
- feleslegessé válik a papír iratok továbbítása
- csökken a papírfelhasználás, környezetbarát működés – egy lépés a papírtakarékos iroda felé
- számottevően csökken az átfutási idő
- áttekinthető a folyamat, megszűnnek a „Hol van?”, „Kinél van?”, „Mikor adta tovább?”, „Kinek adta át?”, „Mennyi ideig foglalkozott vele?”, … kérdések
- a folyamatokról és feladatokról riportok készíthetőek, elemezhetők és ezáltal tovább optimalizálhatók
- az iratok állandóan elérhetőek
- távoli elérés akár okostelefonnal vagy táblagéppel is
- távmunka lehetősége
- határidők kezelése és áttekintése
- költségcsökkentés
- riportok készítése
- jobb minőség, növekvő ügyfél elégedettség, versenyelőny.
A hatékony elektronikus munkafolyamat támogatás ma már a korszerű elektronikus dokumentumkezelés elengedhetetlen része.
ELOprofessional és ELOenterprise workflow
Az Ovitas által képviselt ELO archiváló, elektronikus dokumentum- és iratkezelő szoftver termékcsalád szerves része az elektronikus munkafolyamat támogatás. Az ELO workflow kitűnik a felhasználóbarát felületével és rugalmasságával. A rendszer néhány fontosabb ismérve:
- grafikus tervező felület
- a workflow tervező könnyű kezelhetősége rövid gyakorlás után ügyfeleink önállóan is ki tudnak alakítani folyamatokat
- platform függetlenség (vastag kliens, webes kliens, táblagép, okos telefon)
- űrlapok kezelése
- kapcsolat a dokumentum archívummal
- jogosultságkezelés
- helyettesítés kezelés
- feladatok átadása és delegálása
- határidő kezelés
- kétszintű eszkaláció lehetőség határidő túllépéskor
- programozhatóság, automatizmusok kialakítása, kapcsolódás más rendszerekhez
- eseti (ad hoc) munkafolyamatok lehetősége
- egy lépéses feladatkiadás
- határidőbe helyezés.
Kinek ajánljuk?
Az eseti és az egylépéses feladatok támogatása, függetlenül a vállalat méretétől, formájától minden szervezetnél hasznos. A folyamatok támogatása tervezett egyedi workflowval akkor ajánlott, ha – a futószalagos példához hasonlóan – gyakran ismétlődő folyamatról van szó. Mivel a mikrovállalkozástól a nagyvállalatokig, a közigazgatástól a bankokig mindenütt léteznek ilyen folyamatok, ezért a workflow bevezetése bárhol indokolt lehet. Tipikus „workflowért kiáltó” folyamatok például: szerződéskezelés, számlajóváhagyás, beszerzésigénylés, szabadság igénylés, dokumentáció jóváhagyás, minőségbiztosítási folyamatok, hitel vizsgálat és engedélyezés, panaszkezelés, …
Szolgáltatásaink
Ügyfeleinknek teljes körű támogatást adunk a munkafolyamat, illetve egyéb feladatok kialakításához. Az ELOprofessional vagy ELOenterprise rendszerek szállítása, konfigurálása és testre szabása mellett felmérjük a jelenlegi folyamatokat, az igényeknek megfelelően az ügyféllel egyeztetve megtervezzük és kialakítjuk az új munkafolyamatokat. Ezután következik a tesztelés, optimalizálás, dokumentálás és oktatás. Természetesen nem csak a bevezetés során, hanem azt követően is támogatjuk ügyfeleinket.
Fontos hangsúlyozni, hogy pusztán egy szoftver beszerzése nem elegendő. A siker titka az elkötelezett vezetés, és a folyamatok elemzése és szükség esetén átszervezése az új lehetőségeknek megfelelően.
Kinek ajánljuk?
Az elektronikus munkafolyamat támogatás kialakítása elsősorban – hasonlóan az ipari példához – gyakran ismétlődő eljárásoknál ajánlott. Ilyen folyamatok mindenhol vannak, kicsiknél, közepeseknél, nagyoknál, multiknál vagy a közszférában. Így a felhasználók köre minden olyan hazai vállalkozásra, intézményre kiterjed, ahol szeretnék az üzleti folyamatokat hatékonyan szervezni.
Kapcsolódó információk
Letölthető anyagok: Ovitas infotár
Kapcsolat
Érdekel a véleménye! Lépjen kapcsolatba velünk!
Kérdése van? Írjon nekünk!