A piacok nyitottságának korában minden eddiginél nagyobb a verseny. A vállalatoknak csak akkor van esélyük a túlélésre, ha versenyképesek. De hogyan? Olcsó árral? Nyilvánvalóan nem. Őszintén, ki az, aki mindenképp a legolcsóbbat akarja megvenni? Természetesen az ár nem elhanyagolható, de ami még fontosabb az a minőségügyi területek koordinációja.
A vállalati cél tehát magas minőségű termékeket és szolgáltatásokat nyújtani „fair” áron.
Egy megfelelően és hatékonyan kialakított és működtetett minőségirányítási rendszer, az azt biztosító folyamatok és minőségbiztosítási / minőségellenőrzési lépések napjainkban már elképzelhetetlenek megfelelő dokumentálás és dokumentáció- és feljegyzéskezelés nélkül. Annak érdekében, hogy biztosíthassuk a termékeink / szolgáltatásaink nyomonkövethetőségét, valamint minőségügyi szempontból a folyamatos megfelelőségét a szigorú szabványok (pl.: ISO 9001, TS 16949, GMP, ISO 27001, stb.) és jogszabályok által támasztott követelményeknek, továbbá a szerteágazó vevői elvárásoknak, szinte lehetetlen papír alapú rendszerrel biztosítani.
Milyen dokumentumkezelési elvárások vannak minőségügyi, minőségbiztosítás és minőségirányítás területén?
Mint minden területnek a minőségirányításnak, illetve általában a minőségügyi területnek is vannak egyedi speciális elvárásai. Ma már egyre több olyan ISO szabvány vonatkozik a minőséggel kapcsolatos folyamatokra, amelyeknek a vállatoknak meg kell felelni, s ezt a megfelelést rendszeres tanúsításokkal kell bizonyítani. A szabványok meghatározó része a a folyamatok és termékek / szolgáltatások nyomonkövetése és felügyelete, mely alapvetően a dokumentumok és feljegyzések rendelkezésre állása és kezelése (kitöltés, ellenőrzés, validálás stb.) által biztosítható. Egyes területeken, például a gyógyszeriparban, a dokumentálásnak iparági és jogszabályi előírásoknak is meg kell felelnie.
A minőségirányítás / minőségbiztosítás / minőségellenőrzés területen a dokumentumkezeléssel kapcsolatos fontosabb elvárások:
- megfelelés a szabványoknak és egyéb jogszabályi előírásoknak
- folyamat szemlélet, azaz nem statikus dokumentumokról / feljegyzésekről, mint például egy beérkezett levél, hanem a dokumentumok életciklusáról és dokumentációs folyamatokról van szó
- a folyamatokhoz általában több dokumentum is tartozik, amelyeknek aktualizálása és hatályosítása koordináltan kell történjen.
- a folyamatok, s ezáltal a folyamatokat szabályozó dokumentumok és a tevékenységek végrehajtását igazoló feljegyzéseknek is változniuk kell a folyamat változással párhuzamosan
- a dokumentumok állapotának (érvényes / érvénytelen / archív) követhetőnek kell lenni
- a felhasználóknak a mindenkor hatályos dokumentumot kell elérhetővé tenni
- a hatályát vesztett dokumentumokat vissza kell vonni, de amennyiben azt még később el akarjuk érni akkor elérhető legyen, megfelelő azonosítás mellett,
- speciális esetekben, például jogviták, garancia, korábbi időpontban érvényes dokumentációt is el kell tudni érni
- a fentiekből következően dokumentálni kell, hogy melyik dokumentáció mikor (mettől meddig, mikortól kellene alkalmazni) volt hatályban
- revíziókezelés
- dokumentum életciklus követése
- a dokumentumokhoz való hozzáférés szabályozható és felügyelhető kell legyen
- dokumentumok összerendelhetősége és folyamatokhoz való kapcsolása
- a feljegyzések védelme és követhetősége.
A dokumentáció tartalma a legkülönbözőbb lehet, így érintheti a minőségirányítást, gyártást vagy éppen valamilyen szolgáltatást is.
Láthatjuk tehát, hogy számos követelményeknek kell eleget tenni.
Kell-e a minőségbiztosítás és minőségirányítási dokumentumok kezelését támogató rendszer?
Vagy elég a megszokott, jól ismert file rendszer? Természetesen van élet külön szoftver nélkül is. Elvégre a piramisokat is gépek nélkül építették. Igaz, a fáraónak sok embere volt, és nem volt több tucat versenytársa sem. Napjainkban viszont a nagyobb szervezeteknél, vagy komoly minőségbiztosítást igénylő intézményeknél egy testreszabott, rugalmas minőségügyi dokumentumok kezelését támogató elektronikus dokumentum menedzsment rendszer gyorsan megtérülő beruházás. A megtérülésnél ugyanis nem csak a csökkenő munkaerőigény és papírtakarékosság játszik szerepet, hanem a meglévő ügyfelek magasabb szintű kiszolgálása az egyes termék / szolgáltatás életciklusának nyomonkövetése által.
Röviden: nő a cég versenyképessége és növekedik a vevők elégedettsége!
Az Ovitas megoldás
Az ELO archiváló, elektronikus dokumentumkezelő és munkafolyamat (workflow) támogató termék családjának ELOprofessional és ELOenterprise rendszerei rugalmas és megbízható alapot adnak a vállalat minőségügyi, minőségirányítási dokumentációjának kezelésére. A rendszer és az Ovitas megoldásai teljes mértékben lefedik a fent felsorolt elvárásokat.
Személyes konzultációk során felmérjük az ügyfelünk igényeit, megoldási tervet dolgozunk ki, és azt egyeztetjük partnerünkkel. Az ELO nyílt architektúrájának köszönhetően kisebb fejlesztéssel számos speciális igény is kielégíthető, beleértve az egyéb szoftver rendszerekkel való együttműködést is. A bevezetés során – saját minőségirányítási rendszerünket követve – rendszeresen kommunikálunk és ha kell pontosítjuk a tervet. Az átadást követően igény szerinti mértékben nyújtunk eseti vagy rendszeres támogatást. Az ELO folyamatos fejlesztésének köszönhetően a megjelenő új verziók mindenkor követik az infokommunikációs technológia változásait, tehát egy hosszú távon életképes, magas minőségű rendszert biztosítunk.
Kapcsolódó információk
Letölthető anyagok: Ovitas infotár
Kapcsolat
Érdekel a véleménye! Lépjen kapcsolatba velünk!
Kérdése van? Írjon nekünk!