Az iratkezelés fogalmát legegyszerűbben úgy lehetne összefoglalni, hogy minden irat, amit mi küldünk ki, vagy éppen mi kapunk.
Éppen ezért az elektronikus iratkezelés lényege, hogy az iratokat, amelyekkel nap mint nap dolgozunk, beemeljük a számítógépbe és az iratok elektronikus képével dolgozunk tovább egyszerűen és kényelmesen.