ELOoffice 8.0 – PDF/A konverzió – ELO DocXtractor II
ELOoffice 8.0
Az ELO Digital Office az idei SYSTEMS vásáron bemutatja az ELOoffice 8.0-as valamennyi újdonságát. Teljesebbé váltak a keresési lehetőségek, intuitívabb és felhasználó-barátabb lett a felhasználói felület. Az új verzió lehetővé teszi az automatikus besorolást az archívumba, támogatja a dokumentumok PDF/A-formátumra való konvertálását. Az érdeklődők a standon megtekinthetik, hogyan illeszthetők rugalmasan az egyes funkciók a különböző ágazati és munka követelményekhez, és maguk is kipróbálhatják az új verziót. Az ELOoffice 8.0 júliusi bemutatása óta nagy visszhangot kapott. Sok meglévő felhasználó már átváltott az új verzióra, hiszen az számos felhasználói javaslatot valósított meg. Az ELO még inkább az egyéni- és kisvállalkozók igényeihez igazította a szoftvert. Elsősorban a felhasználó-barátság javult, átláthatóbb lett a menüstruktúra. A felhasználó egyszerűbben és gyorsabban eligazodik az archívumban, és különösebb betanulás nélkül, azonnal használhatja a szoftvert. Az új ELOoffice ellenőrzi és kezeli a digitális aláírásokat. Ez a funkció különösen jogi ügyleteknél, hiteles elektronikus másolatok készítésénél és az elektronikus számlázásnál hasznos, mivel az adóhatóság csak abban az esetben fogadja el az adóelőleg levonást, ha az minősített elektronikus aláírással van ellátva. Az ELO a vásáron lehetővé teszi az érdeklődőknek az egyes, számukra érdekes funkciók „élesben“ való kipróbálását, melyben egy ELOoffice szakértő segíti őket. Ezáltal a látogatókat saját élményeik győzik meg a rendszer előnyeirol és a benne rejlő munkaidő megtakarítási potenciálról. Képet kaphatnak ez elektronikus iratkezelésről, hogyan találhatóak meg a dokumentumok könnyebben és gyorsabban.
Unokáink is biztosan olvashatják
A PDF/A formátum a hosszú távú archiválásra vonatkozó ISO-szabványnak számít. A vállalatok számára a szabványosság biztosítja, hogy a legkülönbözőbb ma használatos szoftverekkel készített és PDF/A formátumban mentett dokumentumaik a jövőben is olvashatóak és hozzáférhetőek maradnak. Az ELOoffice 8.0 egyszerű konvertálási lehetőséget kínál az archivált dokumentumok PDF/A formátumba való konvertálására. Ez fontos szempont lehet a kis- és középvállalkozások számára, hogy a törvényi eloírásoknak megfelelően járjanak el és tartsák be a vonatkozó előírásokat. További újdonság, hogy a dokumentumok PDF formátumban küldhetőek el anélkül, hogy az archívumban tárolt dokumentumot átkonvertálnánk. Ezt a lehetőséget számos felhasználó kérésére valósította meg az ELO. Ennek nagy előnye, hogy a dokumentumok – legyenek bármely formátumban az ELOoffice-archívumban – a címzetthez már PDF fájlként érkeznek, így gond nélkül olvashatóak.
ELO DocXtractor II
Az ELO Digital Office a kis- és középvállalatokat szólítja meg az új ELO DocXtractor II megoldással. A stuttgarti ECM-gyártó előre konfigurált megoldásként kínálja a jog-szabályoknak megfelelő osztályozásra és a bejövő számlák feldolgozására alkalmas modulját. Így csökkennek a bevezetés költségei, ugyanakkor lehetővé válik a bejövő számlák feldolgozásának nagy-fokú automatizációja. Az új árkialakítás a kisvállalatok számára is vonzó lehetőséget kínál. A magasfokon automatizált folyamatok biztosítják a hatékony és nyereséges munka alapját. Ennek ellenére, különösen a közigazgatás területén még mindig általánosan jellemző a költséges és időigényes kézi feldolgozás. A globalizálódó piacok korában ez veszélyeztetheti a versenyképességet. A mindig azonos módon lefutó dokumentum kezelési folyamatok terén, mint pld. a számlafeldolgozás, mutatkoznak meg az ELO DocXtractor II előnyei. A modul az adatok messzemenően automatizált rögzítésével, osztályozásával és feldolgozásával támogatja az emberi munkaerőt. Az eredmény: gyors és mindenek előtt átlátható üzleti folyamatok.
Egyszerű konfigurálhatóság – lépcsőzetes ármodell
A kis- és középvállalatok számára fontos, hogy az új megoldás kényelmesen és gyorsan bevezethető legyen. Ezért az ELO különös hangsúlyt fektetett az egyszerű konfigurálhatóságra egy felhasználóbarát kezelői felület segítségével. A DocXtractor II így gyorsabban és olcsóbban üzembe helyezhető, mint az eddigi rendszerek. Továbbá, hogy kisebb dokumentum mennyiségnél is érdemes legyen osztályozó szoftvert alkalmazni, az ELO lépcsőzetessé alakította a DocXtractor árképzését. Igény, illetve a várható dokumentum mennyiség szerint a vállalat választhat a DocXtractor csomagok közül; már napi 30-50 feldolgozandó számlától kifizetődő lehet a modul használata.